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内江师范学院会议管理办法
作者:佚名 日期:2011年06月07日 来源:本站原创 浏览:

为加强学院各类会议的组织与管理,提高会议效率,特制定本办法。

一、会议召开的原则

议题准备单位应对议题做充分的论证和准备,并切合学院实际,一般应有书面材料,否则不提交会议;可用其它方式解决的问题,一般不提交会议;可合并召开的会议应尽量合并召开;所有会议应本着精简、高效、节约的原则进行。

二、会议的种类及组织

学院召开的会议主要有:党委会、党群办公会;院长办公会;中层干部会等综合性会议以及专题工作会(含各类座谈会)等会议。

1.综合性会议是指:以党委或学院名义召开,包括涉及多个工作块面,关系学院全局的会议。一般应由党委书记或院长主持,也可由党委书记或院长委托各分管院领导召集。有:要求学院党政领导同志出席的会议;需要各部门、各单位党政主要负责人参加的会议;③全院中层干部扩大会议;④全院党员、教职工大会等。一般应由学院办公室牵头组织,并做好会议记录,根据需要草拟议决事项或会议纪要。

2 专题工作会(含各类座谈会)是指:院领导按照分工召开的专题会议,专题工作会由专题涉及的主要职能部门牵头组织,一般应由分管院领导主持,相关职能部门组织召集并做好会议记录,根据需要草拟议决事项或会议纪要。

会议的牵头单位,负责会议通知的草拟、会议场所的布置和会议决定的督促检查。

三、会议组织的基本程序

1.确定会议议题:全院综合性会议议题一般由各职能部门书面报学院办公室,由主持人确定;专题工作会议由各职能部门根据实际需要提出书面议题,由主持人确定。会议一般应按会前准备的议题召开,不临时动议。

2.确定会议议程:应由主持人确定会议议程。

3.确定与会人员名单:全院综合性会议,与会人员名单由学院办公室按主持人意见确定;专题工作会议,与会人员名单由分管院领导委托相关职能部门确定。

4.发布会议通知:学院综合性会议,由学院办公室根据主持人的意见发布会议通知;各专题会议由分管院领导指定相关职能部门发布会议通知。

会议通知应含:会议议题内容、与会人员、会议时间、会议地点、携带的材料等。

为了避免会议之间的冲突,各种会议在发布通知前应与学院办公室取得联系,以利会议室的综合利用。当周的会议一般应在上周五作出安排,当周一通过学院办公自动化系统“会议安排”模块向全院发布。

5.会议材料的准备:相关职能部门一般应提交书面议题上报主持人。会议中一般通过多媒体演示会议议题准备材料,是否向与会人员发放书面会议材料,由主持人确定,并由相关职能部门印发。主持人应认真“备会”,以提高议事效率。

四、会议纪律

1.与会人员按会议通知要求参会,一般不请假,必须按时到会,不得无故缺席、迟到或中途离会。一般不替会,与会人员因公、因事的确不能到会者,应向主持人或主办单位书面请假,并提出替会人选,经批准同意后方可替会。

2.会议期间不会客;不开小会;不在会场吸烟;不接拨电话(关闭手机或调至震动状态,确需接打,须远离会场);不高声喧哗。会外人员不得进入会场找人或办事。

3.会议一般由主办单位考勤,并在会场设置迟到席,迟到五分钟以上者主动到迟到席就座。每次会议结束前由主办单位做出考勤统计,由主持人当场宣布会议纪律执行情况,无故不到一次或迟到早退两次(含两次)以上者,全院通报并扣发当月津补贴100元,屡教不改者,即一学期无故不到两次以上(含两次)或迟到早退三次以上(含三次),视其情节轻重,给予相应行政处分。

4.院内各单位召开的部门会议参照本管理办法执行。

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