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中共内江师范学院委员会内江师范学院公文处理暂行规定
作者:佚名 日期:2011年06月07日 来源:本站原创 浏览:

  第一章  总则

  第一条  根据《中国共产党公文处理条例》(中共中央办公厅1996年5月3日发布)和《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号),为促进内江师范学院公文处理工作规范化、制度化、科学化,结合学校实际情况,制定本规定。

  第二条  内江师范学院的公文,是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是依法治校和进行校务活动的重要工具。

  第三条  公文处理是指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。其中每一环节都应做到实事求是、细致准确、安全及时。

  第四条  认真做好公文处理工作,是加强领导,提高机关工作质量和效率的重要环节之一,学校领导及各职能部门、学院、教辅单位负责人应高度重视公文处理工作,模范遵守本规定并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。学校各单位都应有一位领导同志分管公文处理工作,并设专人具体管理本单位日常公文处理工作。

  第五条  学校党委办公室、校长办公室(以下简称两办)是学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作并指导校内各单位的公文处理工作。

 

  第二章  公文种类

  第六条  适用于我校党政的公文种类主要有:

  (一) *决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项。

  (二) 决定:用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或撤销职能部门和学院、直属单位不适当的决定事项。

  (三) 意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

  (四) 通知:用于批转职能部门的公文,转发上级和不相隶属单位的公文,发布规章,传达要求学校各单位办理、周知或共同执行的事项,公布职能部门或学校内设机构,任免干部。

  (五) 通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流重要情况。

  (六) 报告:用于向上级汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级询问。

  (七) 请示:用于向上级请求指示、批准。

  (八) *规定:用于对特定的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

  (九) 批复:用于答复校内各单位的请示事项。

  (十) 函:适用于与不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

  (十一) 会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项。

  (加注*的为党委机关专用文种,其余为党政通用文种。)

   

  第三章  公文格式

  第七条  公文一般由版头、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和制发日期等部分组成。

  (一)版头:一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成,也可以只用发文单位全称或规范化简称。版头位于距版心上边缘25mm处,居中排布,用红色小初号小标宋体字;校党委、行政上报公文的版头,位于距版心上边缘80mm处。学校公文版头主要有五类:

  1、以党委和行政联合名义发出的公文一律使用“中共内江师范学院委员会  内江师范学院文件”格式纸。

  2、以学校党委名义行文一律使用“中共内江师范学院委员会文件”格式纸。

  3、以学校行政名义行文一律使用“内江师范学院文件”格式纸。

  4、以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,使用“内江师范学院”格式纸。

  5、以学校纪委、工会、团委等名义行文,办理职权范围内的工作事项,使用“中共内江师范学院纪律检查委员会文件”、“内江师范学院工会文件” 、“共青团内江师范学院委员会文件”、“内江师范学院教职工代表大会文件”格式纸。

  (二)发文字号:由发文单位代字、发文年份和顺序号组成。发文年份、顺序号用阿位伯数字,年份用六角括号“〔〕”括入;顺序号不留虚位(即1不编为01),不加“第”字。

发文字号位于版头下空2行(以3号仿宋体字的高度为一行,下同)处,左右居中,用3号仿宋体字;上报公文的发文字号居左空1字。

  学校发文代字另行统一制定。

  (三)标题:应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明文种名称(如通知、决定、请示或报告等),一般应当标明发文机关。标题要分行的,应合理分行排列。标题中除引用法规、文件加书名号外,一般不用其他标点符号。公文标题位于横隔线下空2行处,居中排布,用2号小标宋体字。

  (四)主送机关:指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称(同类型单位可用统称)。向上级机关及平行单位发文,一般只写一个主送机关。如果需要同时与几个上级和平行单位发文,可用抄报或抄送的形式,不得多头主送和随便抄送。学校党委、行政的校内发文,党委文件的主送机关一般为:各党总支(直属党支部)、党群职能部门;行政文件的主送机关一般为:校内各单位。“通告”、“会议纪要”外,公文一般应当标明主送机关名称。

  (五)正文:公文的主体,用来表达公文的内容。正文位于主送单位名称下1行处,用3号仿宋体字;文中如有标题可用3号小标宋体字或黑体字。正文一般每面排22行,每行28个字;文中的数字、年份不能断开回行。

  (六) 附件:对正文有关内容进行补充或辅助说明的材料,也指被转发的上级,同级单位的文件或被印发的本单位的有关规定、办法等文件。附件应当写在正文之后,落款之前,并注明附件的名称和件数,与正件分页排印,一起装订发送。

  (七) 落款及印章

  1、发文单位署名:学校党委所发公文,一律署学校党委全称;学校行政发文不署名。与外单位联合行文,署名时,应平行排列,并将主办单位排前。会议纪要等类公文,署名不受此限。

  2、成文日期:以最后领导人签发日期为准。决定、规定等类公文,成文日期也可加“()”标注于标题下方居中;纪要类公文日期在红横线右上方。

  3、印章:除纪要外,公文的落款应加盖学院党委或行政公章,盖公章应平正清晰,骑年盖月。

  (八) 主题词:主题词一般包括内容属性词、内容概括词、文种词等。主题词间一般不用标点,数量最多不超过7个。上行文按上级机关的要求标注主题词。如不能选出恰当的词,可自行拟定,但应准确、规范、完整。主题词在公文的抄送栏上顶格标注。

  (九) 抄送:指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。如没有,本栏可不出现。抄送单位有多个的,按序排列,中间一般不用标点。抄送栏位于主题词下方,二者用细横线隔开。

  (十) 印制版记:指印制文件的部门和日期,印制日期与落款日期可不一致,本栏位于抄送栏下方,用细横线隔。

  第八条  除第七条中的基本组成部分和格式外,有的公文还应包括份号、密级与保密期限、紧急程度、签发人、印发传达范围。

  (一)份号

  公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标明份号。份号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页版心左上角第1行。

  (二)密级与保密期限

  涉及国家秘密的公文应当标识其密级和保密期限。

  密级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在公文首页份号下1行;密级与保密期限之间用“★”隔开,如“机密★15年”。

  (三)紧急程度

  对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”。

  标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在公文首页版心右上角第1行。

  (四)签发人

  学校上报的公文需标识签发人。

  上报的公文中,发文字号与签发人标识于同一行,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”三字后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

  (五)印发传达范围

  有的公文需注明印发传达范围。

  注明印发传达范围,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

  第九条  公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单面印刷的公文,页码居中;两面印刷的公文,单页码居右空1字,双页码居左空1字。

  第十条  公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在表格左侧,单页码置于表格左下角,双页码置于表格左上角;单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

  公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可以分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。

  第十一条  除前述“文件式”公文外,实际工作中还经常使用“信函式”公文。“信函式”公文主要用于处理日常事务,其格式除下列特别要求外,均与“文件式”公文相同。

  版头用发文单位全称或规范化简称,位于距上页边30mm处,居中排布,用小初号红色小标宋体字。版头下4mm处印一条红色武文线(上粗下细),在距下页边20mm处印一条红色文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。首页不印页码。发文字号顶格置于武文线下1行右边缘。发文字号下1行标识公文标题。

  第十二条  行政公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×290mm),公文用纸天头(上白边)为 37mm ,左侧订口为 28mm ,版心尺寸为 156 × 225mm ;党委公文一般采用16开型(184mm×260mm),也可采用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际情况确定。

   

  第四章  行文规则

  第十三条  凡能口头、电话或其他便捷方式可解决的问题,不行文;凡已经明确政策,执行中不需采取新措施的不行文;凡只有原则性意见,未研究出切实可行的措施的,不仓促行文;凡对同一件事,执行中无大的变化的,短时间不能再次行文。

  第十四条  请示应当一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。“请示”应当注明联系人的姓名和电话。不能在非请示公文中夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。

  第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况,必须越级请示时,应同时抄送被越过的上级机关。

  第十六条  党政联合行文主要用于确需党政共同执行的工作部署、重大决定等。人事任免,同时兼任党政职务的,应分别行文。

  第十七条  公文应送达公文处理部门,不应呈送给领导个人。

  第十八条  不得随意提高行文规格,该用函件的,不得用文件行文,该编部门字号的,不得用委发或院发文件行文。

  第十九条  两办根据校党委和校行政授权,可以向党政各部门、党总支(直属党支部)、学院和教辅单位行文。两办以外的其他职能部门和各学院、教辅单位,不得对外单位正式行文。

  

  第五章  发文办理

  第二十条  发文办理指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

  第二十一条  草拟公文应当做到:

  (一)符合党和国家方针、政策、法律及上级部门、学校的有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。

  (二)情况确实,观点鲜明,条理清楚,文字通顺,篇幅力求简短。

  (三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

  (四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  (五)用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称并同时注明简称。使用外文名称时,应先有准确中文译名。

  (六)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  第二十二条  主办单位拟制公文时,对涉及其他部门或单位职权范围内的事项,应当主动与有关部门(单位)协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理由,提出建设性意见,并与有关部门(单位)会签后报请学校协调或裁定。

  第二十三条  发文应使用学校统一印制的“内江师范学院发文稿纸”,必须按发文稿纸所列的拟稿、核稿、会签、签发等项目签批。

  第二十四条  公文送有关负责人签发前,应当由两办进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合公文的种类及格式;是否符合行文规则;是否切实可行。审核时,若有较大修改,应与拟文部门协商一致。

  第二十五条  经两办初审后的文稿,按程序送校领导签发。以校党委、行政名义发出的公文,应两办呈送有关领导签发。业务性的专项问题,由主管该项工作的校领导签发;综合性的、重大问题,应先经党委会、校长办公会集体讨论决定,由校党委书记或校长签发。属于日常工作例行性的问题,经主管领导同意后可由党办校办负责人根据授权签发。

  (一) 联发文稿,应送党委书记、校长审签。

  (二) 委发文稿,需分管副书记签署意见的,应先送分管书记签名,然后送党委书记签发。由主管副书记签发的文件,一般应经党委书记(或主持工作的副书记)审阅。

  (三) 院发文稿,需分管副校长签署意见的,应先送分管校长签名,然后送校长签发。由主管副校长签发的文件,一般应经校长(或主持工作的副校长)审阅。

  (四) 部门字号文件,有关部门负责人应先核签,经两办审核后,送分管校领导签发。

  以两办名义上报的公文,经有关校领导审阅后,由两办主任(或主持工作的副主任)签发。

  第二十六条  公文正式印制前,两办应当进行复核,复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。拟文部门负责公文样稿的校对工作。

 

  第六章  收文办理

  第二十七条  收文办理指两办对收到公文的办理过程,包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。几项程序中,及时催办是做好公文处理工作的重要环节,必须抓紧,以杜绝只送不催,只批不结的现象。

  文秘部门应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。

  第二十八条  上级部门及其它外单位来文

  (一)凡校外单位寄送内江师范学院的公文,由两办文秘人员登记并填写“内江师范学院阅文处理单”,提出拟办意见后分转有关校领导阅示或者交有关部门办理。紧急公文,应当明确办理时限。

  (二)凡校外单位直接寄送各职能部门、学院、教辅单位的公文,属一般性公文的,各单位在其职权范围内可直接办理;涉及其他单位业务范围的事项,主办单位应主动与有关单位协商办理。重要公文必须送两办,按学校收文签批手续办理。

  (三)传阅过程中,要做好传阅登记,以便发现文件流向,避免漏传、误传和延误。

  (四)对需有关部门办理的文件,两办应送主办部门按学校领导签批意见办理,并及时催办和向学校领导反馈办理情况。

  第二十九条  对校内部门呈报的公文,审核的重点是:内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定;涉及其他部门或院系职权的事项是否已经协商。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

  审核后两办提出拟办意见送主管领导阅示或者交有关部门办理。

  第三十条  校领导审批公文时,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

  校领导草拟、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔。

  第三十一条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。

  第三十二条  送校领导批示或交有关部门办理的公文,文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

  两办对校内各单位请求批准事项的公文,应当在收到后的 5 个工作日内将办理情况答复来文机关。

 

  第七章  公文立卷归档

  第三十三条  公文办理完毕后,承办人员应当根据文书立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好,由文书工作人员清理立卷。个人不得私自保存应当存档的公文。

  (一) 外来文件需交办文部门阅存的文件,公文办结后,应由办文部门存档。外来文件需由办文部门阅办的文件,在公文办结后,应归还两办,由两办归档。

  (二) 根据档案分类归档的原则,由部门代学校草拟的联发、委发、院发文件由相关部门存档。各单位上报的总结、计划、值班安排等材料也应由各单位存档。

  第三十四条  公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况;有利于保管、查找和利用。

  第三十五条  每年初,文书人员要对上一年整理好的案卷进行清理,根据案卷内容的重要程度确定保管期限,写上标题,书写卷内目录和案卷目录,按照档案馆的规定时间,向档案馆移交。

 

  第八章  对文书工作人员的要求

  第三十六条  文书工作人员应做到以下几点:

  (一)要充分认识文书管理工作的重要性,必须认真负责,谨慎细致地做好公文处理工作。

  (二)努力加强自身理论学习,熟悉本单位工作情况,不断积累有关学校工作情况的知识。

  (三)办理公文要及时、迅速、准确,不得积压,更不得丢失。

  (四)发文拟稿要通顺,不丢字,不出差错,打印整洁。

  (五)应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。

  (六)遵守保密制度,各种秘密以上文稿,都应严格按照保密规定妥善处理,不得与无关人员谈论保密公文的内容。

  (七)要钻研业务,不断完善公文管理的规则和程序,随时总结工作经验,提高工作水平。

 

  第九章  附  则

  第三十七条  外事方面的公文,按照外事工作规定办理。其他专用公文如意向书、协议书、合同书等依据专门规定办理。

  第三十八条  电子公文参照本规定执行。

  第三十九条  本规定执行中的具体问题,由两办负责解释。

  第四十条  本规定自2008年9月1日起施行。原《内江师范学院公文处理实施细则》同时废止。

 

  附:学校通用发文字号

  1、以中共内江师范学院委员会名义行文,发文字号为:

  内师委发〔×年〕×号

  2、以内江师范学院名义发文,发文字号为:

  内师院发〔×年〕×号

  3、以学校党政工团等部门工作职权范围发文,发文字号为:

  纪委, 内师纪发〔×年〕×号

  教职工代表大会,内师教代〔×年〕×号

  党办,内师委办发〔×年〕×号

  组织部,内师委组发〔×年〕×号

  宣传统战部,内师委宣发〔×年〕×号,内师委统发〔×年〕×号

  学生工作部,内师委学字〔×年〕×号

  保卫部,内师委保字〔×年〕×号

  武装部,内师委武字〔×年〕×号

  工会,内师工字〔×年〕×号

  团委,内师团字〔×年〕×号

  校办,内师办发〔×年〕×号

  人事处,内师人字〔×年〕×号

  计财处,内师财字〔×年〕×号

  教务处,内师教字〔×年〕×号

  物资设备处,内师物字〔×年〕×号

  国资办,内师国资〔×年〕×号

  继续教育学院,内师继教〔×年〕×号

  外事办,内师外字〔×年〕×号

  学生处,内师学字〔×年〕×号

  监审处,内师监审〔×年〕×号

  评建办,内师评建〔×年〕×号

  科技处,内师科字〔×年〕×号

  后勤基建处,内师后字〔×年〕×号,内师基字〔×年〕×号

  保卫处,内师保字〔×年〕×号

  离退休工作处,内师退字〔×年〕×号

  4、以函件形式发文,发文字号为:

  内师院函〔×年〕×号


 
                  2008年09月02日

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