第一章  总则

　　第一条  根据《中国共产党公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日发布）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），为促进内江师范学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合学校实际情况，制定本规定。

　　第二条  内江师范学院的公文，是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。

　　第三条  公文处理是指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。其中每一环节都应做到实事求是、细致准确、安全及时。

　　第四条  认真做好公文处理工作，是加强领导，提高机关工作质量和效率的重要环节之一，学校领导及各职能部门、学院、教辅单位负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本规定并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。学校各单位都应有一位领导同志分管公文处理工作，并设专人具体管理本单位日常公文处理工作。

　　第五条  学校党委办公室、校长办公室（以下简称两办）是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导校内各单位的公文处理工作。

 

　　第二章  公文种类

　　第六条  适用于我校党政的公文种类主要有：

　　（一） ＊决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

　　（二） 决定：用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销职能部门和学院、直属单位不适当的决定事项。

　　（三） 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（四） 通知：用于批转职能部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求学校各单位办理、周知或共同执行的事项，公布职能部门或学校内设机构，任免干部。

　　（五） 通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

　　（六） 报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级询问。

　　（七） 请示：用于向上级请求指示、批准。

　　（八） ＊规定：用于对特定的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　（九） 批复：用于答复校内各单位的请示事项。

　　（十） 函：适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十一） 会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　（加注＊的为党委机关专用文种，其余为党政通用文种。）

 　　

　　第三章  公文格式

　　第七条  公文一般由版头、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和制发日期等部分组成。

　　（一）版头：一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只用发文单位全称或规范化简称。版头位于距版心上边缘25mm处，居中排布，用红色小初号小标宋体字；校党委、行政上报公文的版头，位于距版心上边缘80mm处。学校公文版头主要有五类：

　　1、以党委和行政联合名义发出的公文一律使用“中共内江师范学院委员会  内江师范学院文件”格式纸。

　　2、以学校党委名义行文一律使用“中共内江师范学院委员会文件”格式纸。

　　3、以学校行政名义行文一律使用“内江师范学院文件”格式纸。

　　4、以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“内江师范学院”格式纸。

　　5、以学校纪委、工会、团委等名义行文，办理职权范围内的工作事项，使用“中共内江师范学院纪律检查委员会文件”、“内江师范学院工会文件” 、“共青团内江师范学院委员会文件”、“内江师范学院教职工代表大会文件”格式纸。

　　（二）发文字号：由发文单位代字、发文年份和顺序号组成。发文年份、顺序号用阿位伯数字，年份用六角括号“〔〕”括入；顺序号不留虚位（即1不编为01），不加“第”字。

发文字号位于版头下空2行（以3号仿宋体字的高度为一行，下同）处，左右居中，用3号仿宋体字；上报公文的发文字号居左空1字。

　　学校发文代字另行统一制定。

　　（三）标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明文种名称（如通知、决定、请示或报告等），一般应当标明发文机关。标题要分行的，应合理分行排列。标题中除引用法规、文件加书名号外，一般不用其他标点符号。公文标题位于横隔线下空2行处，居中排布，用2号小标宋体字。

　　（四）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称（同类型单位可用统称）。向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如果需要同时与几个上级和平行单位发文，可用抄报或抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。学校党委、行政的校内发文，党委文件的主送机关一般为：各党总支（直属党支部）、党群职能部门；行政文件的主送机关一般为：校内各单位。“通告”、“会议纪要”外，公文一般应当标明主送机关名称。

　　（五）正文：公文的主体，用来表达公文的内容。正文位于主送单位名称下1行处，用3号仿宋体字；文中如有标题可用3号小标宋体字或黑体字。正文一般每面排22行，每行28个字；文中的数字、年份不能断开回行。

　　（六） 附件：对正文有关内容进行补充或辅助说明的材料，也指被转发的上级，同级单位的文件或被印发的本单位的有关规定、办法等文件。附件应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数，与正件分页排印，一起装订发送。

　　（七） 落款及印章

　　1、发文单位署名：学校党委所发公文，一律署学校党委全称；学校行政发文不署名。与外单位联合行文，署名时，应平行排列，并将主办单位排前。会议纪要等类公文，署名不受此限。

　　2、成文日期：以最后领导人签发日期为准。决定、规定等类公文，成文日期也可加“（）”标注于标题下方居中；纪要类公文日期在红横线右上方。

　　3、印章：除纪要外，公文的落款应加盖学院党委或行政公章，盖公章应平正清晰，骑年盖月。

　　（八） 主题词：主题词一般包括内容属性词、内容概括词、文种词等。主题词间一般不用标点，数量最多不超过7个。上行文按上级机关的要求标注主题词。如不能选出恰当的词，可自行拟定，但应准确、规范、完整。主题词在公文的抄送栏上顶格标注。

　　（九） 抄送：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如没有，本栏可不出现。抄送单位有多个的，按序排列，中间一般不用标点。抄送栏位于主题词下方，二者用细横线隔开。

　　（十） 印制版记：指印制文件的部门和日期，印制日期与落款日期可不一致，本栏位于抄送栏下方，用细横线隔。

　　第八条  除第七条中的基本组成部分和格式外，有的公文还应包括份号、密级与保密期限、紧急程度、签发人、印发传达范围。

　　（一）份号

　　公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标明份号。份号用阿拉伯数字顶格标识在公文首页版心左上角第1行。

　　（二）密级与保密期限

　　涉及国家秘密的公文应当标识其密级和保密期限。

　　密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在公文首页份号下1行；密级与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★15年”。

　　（三）紧急程度

　　对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”。

　　标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在公文首页版心右上角第1行。

　　（四）签发人

　　学校上报的公文需标识签发人。

　　上报的公文中，发文字号与签发人标识于同一行，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　（五）印发传达范围

　　有的公文需注明印发传达范围。

　　注明印发传达范围，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

　　第九条  公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单面印刷的公文，页码居中；两面印刷的公文，单页码居右空1字，双页码居左空1字。

　　第十条  公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

　　公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可以分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

　　第十一条  除前述“文件式”公文外，实际工作中还经常使用“信函式”公文。“信函式”公文主要用于处理日常事务，其格式除下列特别要求外，均与“文件式”公文相同。

　　版头用发文单位全称或规范化简称，位于距上页边30mm处，居中排布，用小初号红色小标宋体字。版头下4mm处印一条红色武文线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条红色文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。首页不印页码。发文字号顶格置于武文线下1行右边缘。发文字号下1行标识公文标题。

　　第十二条  行政公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×290mm），公文用纸天头（上白边）为 37mm ，左侧订口为 28mm ，版心尺寸为 156 × 225mm ；党委公文一般采用16开型（184mm×260mm），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际情况确定。

 　　

　　第四章  行文规则

　　第十三条  凡能口头、电话或其他便捷方式可解决的问题，不行文；凡已经明确政策，执行中不需采取新措施的不行文；凡只有原则性意见，未研究出切实可行的措施的，不仓促行文；凡对同一件事，执行中无大的变化的，短时间不能再次行文。

　　第十四条  请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“请示”应当注明联系人的姓名和电话。不能在非请示公文中夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。

　　第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。

　　第十六条  党政联合行文主要用于确需党政共同执行的工作部署、重大决定等。人事任免，同时兼任党政职务的，应分别行文。

　　第十七条  公文应送达公文处理部门，不应呈送给领导个人。

　　第十八条  不得随意提高行文规格，该用函件的，不得用文件行文，该编部门字号的，不得用委发或院发文件行文。

　　第十九条  两办根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、党总支（直属党支部）、学院和教辅单位行文。两办以外的其他职能部门和各学院、教辅单位，不得对外单位正式行文。

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　　第五章  发文办理

　　第二十条  发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十一条  草拟公文应当做到：

　　（一）符合党和国家方针、政策、法律及上级部门、学校的有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

　　（二）情况确实，观点鲜明，条理清楚，文字通顺，篇幅力求简短。

　　（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

　　（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　　（五）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称并同时注明简称。使用外文名称时，应先有准确中文译名。

　　（六）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十二条  主办单位拟制公文时，对涉及其他部门或单位职权范围内的事项，应当主动与有关部门（单位）协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门（单位）会签后报请学校协调或裁定。

　　第二十三条  发文应使用学校统一印制的“内江师范学院发文稿纸”，必须按发文稿纸所列的拟稿、核稿、会签、签发等项目签批。

　　第二十四条  公文送有关负责人签发前，应当由两办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合公文的种类及格式；是否符合行文规则；是否切实可行。审核时，若有较大修改，应与拟文部门协商一致。

　　第二十五条  经两办初审后的文稿，按程序送校领导签发。以校党委、行政名义发出的公文，应两办呈送有关领导签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发；综合性的、重大问题，应先经党委会、校长办公会集体讨论决定，由校党委书记或校长签发。属于日常工作例行性的问题，经主管领导同意后可由党办校办负责人根据授权签发。

　　（一） 联发文稿，应送党委书记、校长审签。

　　（二） 委发文稿，需分管副书记签署意见的，应先送分管书记签名，然后送党委书记签发。由主管副书记签发的文件，一般应经党委书记（或主持工作的副书记）审阅。

　　（三） 院发文稿，需分管副校长签署意见的，应先送分管校长签名，然后送校长签发。由主管副校长签发的文件，一般应经校长（或主持工作的副校长）审阅。

　　（四） 部门字号文件，有关部门负责人应先核签，经两办审核后，送分管校领导签发。

　　以两办名义上报的公文，经有关校领导审阅后，由两办主任（或主持工作的副主任）签发。

　　第二十六条  公文正式印制前，两办应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。拟文部门负责公文样稿的校对工作。

 

　　第六章  收文办理

　　第二十七条  收文办理指两办对收到公文的办理过程，包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。几项程序中，及时催办是做好公文处理工作的重要环节，必须抓紧，以杜绝只送不催，只批不结的现象。

　　文秘部门应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。

　　第二十八条  上级部门及其它外单位来文

　　（一）凡校外单位寄送内江师范学院的公文，由两办文秘人u登记并填写“内江师范学院阅文处理单”，提出拟办意见后分转有关校领导阅示或者交有关部门办理。紧急公文，应当明确办理时限。

　　（二）凡校外单位直接寄送各职能部门、学院、教辅单位的公文，属一般性公文的，各单位在其职权范围内可直接办理；涉及其他单位业务范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商办理。重要公文必须送两办，按学校收文签批手续办理。

　　（三）传阅过程中，要做好传阅登记，以便发现文件流向，避免漏传、误传和延误。

　　（四）对需有关部门办理的文件，两办应送主办部门按学校领导签批意见办理，并及时催办和向学校领导反馈办理情况。

　　第二十九条  对校内部门呈报的公文，审核的重点是：内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其他部门或院系职权的事项是否已经协商。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

　　审核后两办提出拟办意见送主管领导阅示或者交有关部门办理。

　　第三十条  校领导审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　校领导草拟、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔。

　　第三十一条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

　　第三十二条  送校领导批示或交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　两办对校内各单位请求批准事项的公文，应当在收到后的 5 个工作日内将办理情况答复来文机关。

 

　　第七章  公文立卷归档

　　第三十三条  公文办理完毕后，承办人员应当根据文书立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，由文书工作人员清理立卷。个人不得私自保存应当存档的公文。

　　（一） 外来文件需交办文部门阅存的文件，公文办结后，应由办文部门存档。外来文件需由办文部门阅办的文件，在公文办结后，应归还两办，由两办归档。

　　（二） 根据档案分类归档的原则，由部门代学校草拟的联发、委发、院发文件由相关部门存档。各单位上报的总结、计划、值班安排等材料也应由各单位存档。

　　第三十四条  公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况；有利于保管、查找和利用。

　　第三十五条  每年初，文书人员要对上一年整理好的案卷进行清理，根据案卷内容的重要程度确定保管期限，写上标题，书写卷内目录和案卷目录，按照档案馆的规定时间，向档案馆移交。

 

　　第八章  对文书工作人员的要求

　　第三十六条  文书工作人员应做到以下几点：

　　（一）要充分认识文书管理工作的重要性，必须认真负责，谨慎细致地做好公文处理工作。

　　（二）努力加强自身理论学习，熟悉本单位工作情况，不断积累有关学校工作情况的知识。

　　（三）办理公文要及时、迅速、准确，不得积压，更不得丢失。

　　（四）发文拟稿要通顺，不丢字，不出差错，打印整洁。

　　（五）应随时注意有关文件资料的收集、整理与保管工作。

　　（六）遵守保密制度，各种秘密以上文稿，都应严格按照保密规定妥善处理，不得与无关人员谈论保密公文的内容。

　　（七）要钻研业务，不断完善公文管理的规则和程序，随时总结工作经验，提高工作水平。

 

　　第九章  附  则

　　第三十七条  外事方面的公文，按照外事工作规定办理。其他专用公文如意向书、协议书、合同书等依据专门规定办理。

　　第三十八条  电子公文参照本规定执行。

　　第三十九条  本规定执行中的具体问题，由两办负责解释。

　　第四十条  本规定自2008年9月1日起施行。原《内江师范学院公文处理实施细则》同时废止。

 

　　附：学校通用发文字号

　　1、以中共内江师范学院委员会名义行文，发文字号为：

　　内师委发〔×年〕×号

　　2、以内江师范学院名义发文，发文字号为：

　　内师院发〔×年〕×号

　　3、以学校党政工团等部门工作职权范围发文，发文字号为：

　　纪委， 内师纪发〔×年〕×号

　　教职工代表大会，内师教代〔×年〕×号

　　党办，内师委办发〔×年〕×号

　　组织部，内师委组发〔×年〕×号

　　宣传统战部，内师委宣发〔×年〕×号，内师委统发〔×年〕×号

　　学生工作部，内师委学字〔×年〕×号

　　保卫部，内师委保字〔×年〕×号

　　武装部，内师委武字〔×年〕×号

　　工会，内师工字〔×年〕×号

　　团委，内师团字〔×年〕×号

　　校办，内师办发〔×年〕×号

　　人事处，内师人字〔×年〕×号

　　计财处，内师财字〔×年〕×号

　　教务处，内师教字〔×年〕×号

　　物资设备处，内师物字〔×年〕×号

　　国资办，内师国资〔×年〕×号

　　继续教育学院，内师继教〔×年〕×号

　　外事办，内师外字〔×年〕×号

　　学生处，内师学字〔×年〕×号

　　监审处，内师监审〔×年〕×号

　　评建办，内师评建〔×年〕×号

　　科技处，内师科字〔×年〕×号

　　后勤基建处，内师后字〔×年〕×号，内师基字〔×年〕×号

　　保卫处，内师保字〔×年〕×号

　　离退休工作处，内师退字〔×年〕×号

　　4、以函件形式发文，发文字号为：

　　内师院函〔×年〕×号

　
 　　　　　　　　　　　　　　　　　2008年09月02日