为加强学院各类会议的组织与管理，提高会议效率，特制定本办法。

一、会议召开的原则

议题准备单位应对议题做充分的论证和准备，并切合学院实际，一般应有书面材料，否则不提交会议；可用其它方式解决的问题，一般不提交会议；可合并召开的会议应尽量合并召开；所有会议应本着精简、高效、节约的原则进行。

二、会议的种类及组织

学院召开的会议主要有：党委会、党群办公会；院长办公会；中层干部会等综合性会议以及专题工作会（含各类座谈会）等会议。

1．综合性会议是指：以党委或学院名义召开，包括涉及多个工作块面，关系学院全局的会议。一般应由党委书记或院长主持，也可由党委书记或院长委托各分管院领导召集。有：①要求学院党政领导同志出席的会议；②需要各部门、各单位党政主要负责人参加的会议；③全院中层干部扩大会议；④全院党员、教职工大会等。一般应由学院办公室牵头组织，并做好会议记录，根据需要草拟议决事项或会议纪要。

2． 专题工作会（含各类座谈会）是指：院领导按照分工召开的专题会议，专题工作会由专题涉及的主要职能部门牵头组织，一般应由分管院领导主持，相关职能部门组织召集并做好会议记录，根据需要草拟议决事项或会议纪要。

会议的牵头单位，负责会议通知的草拟、会议场所的布置和会议决定的督促检查。

三、会议组织的基本程序

1．确定会议议题：全院综合性会议议题一般由各职能部门书面报学院办公室，由主持人确定；专题工作会议由各职能部门根据实际需要提出书面议题，由主持人确定。会议一般应按会前准备的议题？开，不临时动议。

2．确定会议议程：应由主持人确定会议议程。

3．确定与会人员名单：全院综合性会议，与会人员名单由学院办公室按主持人意见确定；专题工作会议，与会人员名单由分管院领导委托相关职能部门确定。

4．发布会议通知：学院综合性会议，由学院办公室根据主持人的意见发布会议通知；各专题会议由分管院领导指定相关职能部门发布会议通知。

会议通知应含：会议议题内容、与会人员、会议时间、会议地点、携带的材料等。

为了避免会议之间的冲突，各种会议在发布通知前应与学院办公室取得联系，以利会议室的综合利用。当周的会议一般应在上周五作出安排，当周一通过学院办公自动化系统“会议安排”模块向全院发布。

5．会议材料的准备：相关职能部门一般应提交书面议题上报主持人。会议中一般通过多媒体演示会议议题准备材料，是否向与会人员发放书面会议材料，由主持人确定，并由相关职能部门印发。主持人应认真“备会”，以提高议事效率。

四、会议纪律

1．与会人员按会议通知要求参会，一般不请假，必须按时到会，不得无故缺席、迟到或中途离会。一般不替会，与会人员因公、因事的确不能到会者，应向主持人或主办单位书面请假，并提出替会人选，经批准同意后方可替会。

2．会议期间不会客；不开小会；不在会场吸烟；不接拨电话（关闭手机或调至震动状态，确需接打，须远离会场）；不高声喧哗。会外人员不得进入会场找人或办事。

3．会议一般由主办单位考勤，并在会场设置迟到席，迟到五分钟以上者主动到迟到席就座。每次会议结束前由主办单位做出考勤统计，由主持人当场宣布会议纪律执行情况，无故不到一次或迟到早退两次（含两次）以上者，全院通报并扣发当月津补贴100元，屡教不改者，即一学期无故不到两次以上（含两次）或迟到早退三次以上（含三次），视其情节轻重，给予相应行政处分。

4．院内各单位召开的部门会议参照本管理办法执行。